O Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado (E-Docs) possibilitou, neste ano, uma economia de 338 toneladas de papel. Além disso, capturou 84 milhões de páginas, evitando a derrubada de 11.176 árvores e o desperdício de 210 mil metros cúbicos de água.

Desenvolvida pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espirito Santo (Prodest) e pela Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger), em parceria com outros órgãos estaduais, a ferramenta alcançou neste ano a marca de 15 milhões de assinaturas eletrônicas.

Em 2024, foram autuados 440 mil processos pelo sistema, com 5,1 milhões de encaminhamentos e 6 milhões de despachos, entranhamentos, entre outros atos. Desde 2021, todos os novos processos administrativos do Poder Executivo Estadual são abertos somente pelo E-Docs.

O E-Docs permite a inserção de processos e documentos, além de estar integrado a outros sistemas importantes para o Governo do Estado, como os utilizados pelo Departamento Estadual de Trânsito do Espírito Santo (Detran|ES) nas atividades de vistoria, emplacamento e habilitação. As ferramentas e-OUV e E-Flow (solução de formulários digitais do E-Docs) também estão integradas ao sistema.

Além de proporcionar uma redução expressiva no consumo de papel, o E-Docs tem como principiais benefícios: mais agilidade no atendimento das demandas; diminuição de custos operacionais com deslocamento de processos por mensageria; aperfeiçoamento dos fluxos de trabalho; facilidade de acesso às informações; transparência e segurança dos dados.

Prefeituras e retrospectiva

Em 2024, o E-Docs também passou a ser utilizado por sete prefeituras no Estado (Alegre, Atílio Vivácqua, Bom Jesus do Norte, Iconha, Piúma, Rio Novo do Sul e Vargem Alta). Os usuários da ferramenta podem obter dados sobre a utilização dela neste ano, por meio do recurso Retrospectiva. 

Com isso, o servidor público estadual verifica a quantidade de documentos gerados por ele e pelo órgão onde trabalha durante o ano. Além disso, são fornecidos dados gerais relativos à economia de papel e à preservação ambiental proporcionadas pelo E-Docs. 

Na avaliação do diretor-geral do Prodest, Marcelo Cornélio, o sistema E-Docs é um exemplo de como a transformação digital está alcançando resultados expressivos na Administração Pública no Estado. “É bastante positivo constatar como o E-Docs contribui não apenas para elevar a produtividade dos servidores públicos, mas também para promover a sustentabilidade ambiental”, pontuou.

“A adesão de sete prefeituras ao sistema também confirma que a ferramenta é capaz de melhorar o atendimento ao cidadão de forma significativa. Com certeza, tudo isso é resultado da dedicação dos funcionários do Prodest e de outros órgãos que viabilizaram o desenvolvimento e a implementação do E-Docs”, complementou Cornélio. 

O secretário de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Marcelo Calmon, destacou a importância do E-Docs para a modernização da gestão pública: “O E-Docs não só promove a celeridade e a eficiência na tramitação de processos, mas também reduz a burocracia, o uso de papel e os custos operacionais, contribuindo para uma gestão mais econômica e sustentável. A implementação do sistema representou um avanço significativo tanto para a Administração Estadual quanto para a sociedade como um todo”.

Para o diretor-geral do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), Cilmar Franceschetto, esses números refletem a eficiência do E-Docs, que, segundo ele, além de contribuir para a sustentabilidade ambiental, é uma ferramenta de transformação da gestão pública, ao proporcionar maior agilidade, transparência e segurança na administração dos processos. “O E-Docs garantiu a melhoria dos fluxos administrativos e economia para os cofres públicos do Estado e agora também para os municípios que aderiram ao sistema”, salientou.

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